Brief webbyrå: checklistan som ger dig en ärlig offert

Du vet redan att en ny hemsida behöver mål, innehåll och en deadline. Det du kanske inte vet är varför tre webbyråer kan ge dig tre helt olika prislappar på samma uppdrag. En vanlig orsak är att briefen lämnar mycket öppet, så att byråerna får gissa. En bra brief är inte ett formellt dokument. Det är ett par sidor som tvingar dig att bestämma dig innan någon annan ska göra det åt dig.

En brief till en webbyrå är ett dokument på två till fyra sidor som beskriver vad du vill ha gjort, varför, för vem och inom vilka ramar. Den ska svara på affärsmålet, målgruppen, sidstruktur, innehåll, designriktning, teknik, tidplan och budgetram. Med den i handen kan en byrå ge en offert som faktiskt går att lita på.

Varför vaga förfrågningar kostar dig pengar

Tänk dig Anna, som driver en redovisningsbyrå i Kumla. Hon mejlar tre webbyråer: "Hej, vi behöver en ny hemsida, ungefär tio sidor, vad kostar det?" Tre veckor senare har hon tre offerter: en låg, en mitt emellan och en hög. Hon väljer den billigaste, jobbet påbörjas, och två månader in upptäcker hon att bokningsformuläret, GDPR-texterna och bildmaterialet inte var inräknade. Slutnotan landar högre än den dyraste offerten hon tackade nej till från början.

Det är inte byråernas fel. Det är vad som händer när underlaget saknas. När en byrå inte vet vad du menar med "tio sidor" måste den gissa. Vissa gissar lågt för att vinna jobbet. Andra gissar högt för att skydda sig. Ingen gissning hjälper dig.

En brief gör tre saker: den tvingar dig att tänka klart, den ger byrån verkligt underlag och den gör offerterna jämförbara. Plötsligt pratar alla om samma sak.

Minsta första steg: Skriv ner i en mening vad sajten ska få besökaren att göra. Boka möte? Begära offert? Ladda ner en guide? Den meningen är grunden i din brief.

1. Börja med affärsmålet, inte designen

De flesta briefar börjar i fel ände. Färger, typsnitt och "modern känsla" hamnar högst upp, medan det viktigaste, vad sajten ska åstadkomma, kommer som en bisats längst ner. Vänd på det.

Skriv en till tre meningar om vad sajten ska göra för företaget. Undvik "öka synligheten"; skriv något du kan mäta: "Få fler bokningsförfrågningar från företag i Örebroregionen som behöver löpande bokföring." Eller: "Sluta tappa kunder som ringer och frågar om priser som redan finns på sajten men som ingen hittar."

Lägg sedan till hur du vet om det funkar. Antal förfrågningar per månad? Färre prissamtal? Att en specifik tjänst börjar få frågor? Det behöver inte vara avancerade nyckeltal, bara något konkret du kan stämma av om ett halvår.

Minsta första steg: Skriv målet på en post-it. Får det inte plats är det fortfarande för luddigt.

2. Beskriv målgruppen som om byrån aldrig hört talas om din bransch

Byrån kan webbutveckling. Den kan inte din kundbas. Här tappar de flesta briefar luft, för det är lätt att skriva "små och medelstora företag i Mellansverige" och tro att det räcker.

Gör det konkret i stället. Vem är typkunden? Vad googlar hen innan hen hamnar på din sajt? Vad är hen orolig för? Vad är hen trött på hos konkurrenter? Anna i exemplet ovan kunde ha skrivit: "Egenföretagare och småbolag, oftast en grundare som sköter ekonomin själv på kvällar, trött på krångliga byråer som inte svarar i telefon och vill veta priset innan första mötet."

Den meningen styr allt: tonalitet, sidstruktur, vilka sidor som ska finnas och om priser ska synas eller inte. Plötsligt har byrån något att jobba med.

Ta gärna med några verkliga citat från kunder, även om du bara minns dem ungefär. "Jag fattade inte vad ni gjorde förrän vi hade pratat i en kvart" är guld värt för en webbskribent.

Minsta första steg: Skriv ner tre meningar din senaste kund sa till dig. Klistra in dem i briefen.

3. Bestäm omfattningen innan du frågar om priset

Här uppstår de flesta missförstånd. "Tio sidor" kan betyda tio enkla textsidor eller tio sidor där två är bokningsflöden, en är en kunskapsbank och en är ett inloggat kundområde. Skillnaden i pris är stor.

Lista varje sida sajten ska ha, inte typ av sida utan faktiska sidor:

1. 1.Startsida
2. 2.Om oss
3. 3.Tjänst: Löpande bokföring
4. 4.Tjänst: Bokslut och deklaration
5. 5.Tjänst: Lönehantering
6. 6.Priser
7. 7.Kontakt med formulär
8. 8.Blogg (mall + tre startartiklar)
9. 9.Vanliga frågor
10. 10.Integritetspolicy

Lägg sedan till funktioner som inte är "sidor": bokningssystem, nyhetsbrevsanmälan, chatt, inloggning, e-handel, flerspråkighet, kundportal. Varje sådan funktion kan fördyra projektet kraftigt om den dyker upp som överraskning i vecka fyra.

Markera också vad du själv levererar och vad byrån ska göra. Skriver du texterna? Tar byrån fram bilder? Har du en färdig grafisk profil eller ska den tas fram parallellt? Behöver ni nya företagsbilder?

Minsta första steg: Skriv listan på papper med antal undersidor per avsnitt. Sidan med prispaket är inte samma sak som sidan "om oss".

4. Visa exempel, inte adjektiv

Orden "modern", "ren", "professionell" och "lekfull" betyder ingenting i praktiken. De betyder olika saker för dig och för designern. Två personer som båda säger "modern" kan ha helt motsatta bilder i huvudet.

Lösningen är enkel: plocka fram tre till fem sajter du gillar och tre du ogillar. Skriv en mening om varför för var och en. "Jag gillar att deras prissida visar exempelcase bredvid varje paket." "Jag ogillar att man måste scrolla förbi tre stora bilder innan man förstår vad de gör."

De behöver inte vara från din bransch. En frisörsalong kan ha en bättre bokningsupplevelse än din närmaste konkurrent.

Minsta första steg: Öppna webbläsaren, kopiera sex URL:er och skriv en mening per sajt. Klart på tio minuter.

5. Var ärlig med budget och tidplan

Det här är punkten flest hoppar över, av rädsla för att "avslöja" budgeten. Tanken är att byrån ska sätta ett pris efter värde, inte efter vad du har att spendera. Problemet är att det leder till offerter som inte matchar din verklighet.

En budgetram är inte ett bud. Den är en signal om vilken lösning som är realistisk. Säg att du har en mindre budget. Då vet byrån att en avancerad lösning med skräddarsydd integration mot ditt affärssystem är fel väg. Har du mer att lägga vet den att det går att göra något mer genomarbetat. Utan ram måste byrån gissa, och det gynnar ingen.

Samma sak med tidplan. "Så fort som möjligt" är inte en tidplan. "Vi vill lansera innan vår mässa den 15 mars" är det. Då vet byrån om den ens kan ta jobbet och vad som behöver prioriteras ned om tiden tryter.

Är du osäker på vad rimliga ramar är? Fråga byrån innan du ber om offert. Många kan ge ett ungefärligt spann redan i ett första samtal.

Minsta första steg: Skriv en lägsta och högsta budgetnivå i briefen. "Mellan X och Y kronor" duger bra.

6. Teknik, drift och det som händer efter lansering

Många briefar slutar vid lanseringen. Det är där problemen börjar. En sajt som ingen tar hand om efteråt kan få säkerhetshål när tillägg och system inte uppdateras, och innehållet blir inaktuellt.

Ta med i briefen:

• ●Vilket CMS vill du ha, eller är du öppen för byråns rekommendation? WordPress är vanligast för småföretag men inte alltid det bästa valet.
• ●Vem ska kunna uppdatera sajten själv? Om du vill ändra texter utan att kontakta byrån, säg det.
• ●Vem ansvarar för domän, webbhotell, mejl och backup?
• ●Behövs integrationer? Bokningssystem, CRM, nyhetsbrev, ekonomiprogram, e-handel.
• ●Vad gäller efter lansering? Vill du ha ett supportavtal eller bara kontakt när något går sönder?
• ●Vad händer med SEO? Ska den nya sajten ranka bättre än den gamla, och i så fall för vilka sökord?

Sista punkten missas ofta. En ny sajt kan rasa i Google om gamla URL:er inte pekas om. Om du redan har ranking på vissa sidor, säg det. En byrå som jobbar med SEO tar hand om det. En som inte gör det kan kosta dig månader av synlighet.

Minsta första steg: Lista alla system din nuvarande sajt kommunicerar med. Glöm inte mejlen.

Skicka samma brief till alla byråer

Om du frågar tre byråer, ge dem identiskt underlag. Annars jämför du äpplen, päron och en cykel. Skicka briefen som PDF eller delat dokument och be om svar i samma struktur: vad ingår, vad ingår inte, tidplan och totalpris med uppdelning.

Tänk dig att Anna i Kumla, som vi mötte i början, i stället hade skickat en brief på tre sidor till samma tre byråer. Då hade offerterna sannolikt varit lättare att jämföra, och hon hade vetat varför den högsta var högst och kunnat välja på riktiga grunder.

Vill du läsa mer om hur du väljer mellan byråer? Kolla vår guide till hur du hittar rätt reklambyrå i Örebro. Den kompletterar den här checklistan med frågor du kan ställa på första mötet.

Vanliga frågor

Hur lång ska en brief till en webbyrå vara?

Två till fyra sidor räcker för de flesta småföretag. Längre än så riskerar den att bli oläst eller motsägelsefull. Kortare än en sida och du har troligen hoppat över något viktigt. Fokusera på affärsmål, målgrupp, sidlista, exempel och budgetram.

Måste jag veta vad sajten ska kosta innan jag frågar?

Nej, men du bör ha en ungefärlig ram. Tänk på det som när du kontaktar en mäklare: du berättar ungefär vad du har råd med, så visas rätt objekt. Vet du inte alls, fråga byrån vad liknande projekt brukar kosta innan du begär offert. Be gärna om ett ungefärligt spann, så blir det lättare att prata budget.

Vad gör jag om jag inte har texterna klara?

Säg det rakt ut i briefen. Antingen skriver du själv senare, eller så köper du copywriting från byrån som en separat post. Att hoppas att texterna "kommer snart" är en vanlig anledning till att webbprojekt drar ut på tiden. Bestäm vem som skriver vad och när, redan i briefen.

Ska jag ta in offert från flera byråer?

Ja, två till tre stycken är lagom. Fler och du drunknar i jämförelser. Färre och du saknar referenspunkter. Skicka identisk brief till alla och var öppen med att du frågar flera. De flesta byråer uppskattar ärlighet och lägger då ned rätt mängd tid på sitt svar.

Nästa steg

1. 1.Skriv ned målet med sajten i en mening i dag. Får du inte ihop den, prata med någon som möter kunderna dagligen.
2. 2.Lista varje sida sajten ska ha, plus funktioner som inte är sidor. Skriv vem som levererar texter och bilder.
3. 3.Plocka fram tre sajter du gillar och tre du ogillar, med en mening om varför. Klistra in URL:erna i briefen.

När checklistan är klar har du ett dokument som gör offertsamtalet rakt, ärligt och jämförbart. Vill du bolla din brief innan du skickar den vidare är du välkommen att höra av dig till Finemangets webbteam, som läst tillräckligt många för att veta var det brukar skava.